Microsoft Office 365

Guide til Office 365 - for undervisere

Aarhus Universitet vil i løbet af 2019 trinvis implementere Office 365 til alle medarbejdere. Office 365 indeholder alle de kendte Microsoft Office programmer i en forbedret udgave plus nye ekstra funktioner.

AU IT startede i efteråret 2018 med at flytte kalender og mail ud i skyen. Denne flytning vil ikke påvirke dig og din adgang til kalender og mail. Derudover vil du med Office 365 få adgang til række værktøjer til fildeling og samarbejde. Du vil løbende blive informeret om implementeringen, og hvornår de nye funktioner kan tages i brug.

Alle studerende på AU har siden 2015 ligeledes haft adgang til Office 365. Vil du introducere de studerende til Office 365-pakken kan du på CESUs YouTube-kanal finde en introduktionsvideo til dette. Klik her for at gå til videoen.

For yderligere introduktion til Office 365 og de basale funktioner i f.eks. Word og PowerPoint klik her.

Apps

Udover mailsystemet Outlook og Onedrive, får man med Office 365 også adgang til en række online programmer/apps, som man kender det fra den offline Office-pakke man kan downloade ned på sin computer eller tablet. Dette er f.eks. Word, Excel, PowerPoint og OneNote. Herudover er der også adgang til nye apps som Class Notebook, Sway og Forms. Det smarte ved at arbejde online i disse programmer er, at man kan dele de enkelte dokumenter og dermed samarbejde med kollegaer eller de studerende i realtid. Dette fungerer som man kender det fra f.eks. Google Docs og Slides, men ved at anvende Microsofts programmer som Word og PowerPoint både online og offline, ødelægger man ikke formateringen når man eksporterer eller importerer fra den ene version til den anden.
Ønsker du i den forbindelse at flytte dine eksisterende dokumenter og funktioner fra Googles online funktioner som Gmail, Google Drive, Docs eller Slides, kan du finde en online guide til dette her. 

Supportcenteret i Office 365 tilbyder korte introduktionsvideoer til de forskellige apps og deres basale funktioner, som f.eks. hvordan man ændrer sidelayout eller tekstformat, indsætter billeder og tabeller i Word og hvordan man deler et dokument. Klik her for at se videoerne.

Onedrive

En væsentlig del af Office 365 er OneDrive, som er navnet på det personlige drev, hvor du kan gemme dokumenter og filer i skyen. OneDrive erstatter dermed U-drevet og fungerer herudover som en intern fildelingsplatform. Det vil sige, at du i OneDrive kan dele filer på tværs af enheder og personer i AU på en nem og sikker måde – uden at skulle benytte eksterne services, som ikke lever op til ift. AU’s retningslinjer for håndtering af personoplysninger. En sådan fildelingsfunktion har længe været efterspurgt både blandt forskere og ansatte i administrationen.

Sharepoint

Arbejder du ofte i teams, hvor I har brug for et sikkert og nemt tilgængelig sted at kommunikere om projektet og dele data? Så bliver det helt oplagt at bruge Sharepoint, som er en integreret del af Office 365. I Sharepoint kan du oprette sikre websteder, hvor du kan opbevare, organisere, synkronisere og dele data og oplysninger med både kollegaer og eksterne samarbejdspartnere. Sharepoint i Office 365 bliver dermed den fremtidige samarbejdsplatform på Aarhus Universitet.

For mere information om Sharepoint, og funktioner som sider, opslag, lister og deling, se de officielle introduktionsvideoer ved at klikke her.

Microsoft Teams

Microsoft Teams er et samarbejdsværktøj/ et arbejdsrum hvor man kan sætte et team sammen der herefter f.eks. kan chatte i stedet for at skrive e-mails, planlægge møder i en kalender og redigere filer på samme tid. Man kan være medlem af forskellige teams hvor der herunder er forskellige kanaler, der kan organiseres efter for eksempel emner eller afdelinger. Værktøjet har også en ”mødefunktion” hvor man kan holde et videomøde ved hjælp af kameraet og mikrofonen på den enhed man anvender. Under videomødet kan man også vise indhold fra computeren eller optage mødet.

For mere information om hvordan man sætter forskellige teams op og hvad de enkelte funktionerne i programmet kan, se de forskellige videoer fra Microsoft ved at klikke her.

 

Manualer og genveje:

Der findes en lang række manualer (på engelsk) over de forskellige Microsoft Office 365 programmer og funktioner med billeder, instruktioner og genveje. Find dem her. 

På nævnte side kan du downloade PDF-manualer til følgende:

-          Outlook mail (windows/ mac/ web)

-          Outlook kalender (windows/ mac/ web)

-          Excel (windows/ mac)

-          OneNote (windows/ mac)

-          PowerPoint (windows/ mac)

-          Word (windows/ mac)

-          OneDrive (windows)

-          SharePoint Online (windows)

-          Teams (windows)

-          Yammer (windows)

 

OBS: Hvad betyder…

Skyen (På engelsk: Cloud) er en populær betegnelse for et netværk af virtuelle servere, der er placeret på nettet. Det er langt mere sikkert, at gemme data i skyen og samtidig også både billigere og nemmere, fremfor at AU selv skal stå for serverlagerplads og vedligeholdelse af hardware m.m.

Eksterne fildelingsservices er fx WeTransfer og amerikanske Dropbox. Problemet med disse services er, at de ikke lever op til AU’s retningslinjer for håndtering af personoplysninger, bl.a. fordi de ikke har en databehandleraftale og for fleres vedkommende, fordi deres servere ligger i lande med en mangelfuld databeskyttelseslovgivning. Det er derfor ulovligt at benytte disse services på AU.  

Kontakt

Andre værktøjer: